Migration to SAP

Een SAP-migratie kan om verschillende redenen worden uitgevoerd. U wilt uw data bijvoorbeeld vanuit een ander ERP-pakket naar SAP migreren, of bij de acquisitie van een bedrijf de data van uw aanwinst in uw eigen SAP-omgeving opnemen. Andere bedrijven werken internationaal met verschillende SAP-instanties en willen deze samenvoegen in één centrale SAP-installatie. Allemaal verschillende redenen om data in of uit SAP te verplaatsen.

Een dergelijke migratie bestaat vaak uit twee delen, namelijk het inrichten van de SAP-omgeving en het migreren van de data. cimt kan beide processen verzorgen, maar ook één van deze onderdelen. Het is vooral belangrijk dat er voldoende afstemming plaatsvindt tussen de partij die SAP inricht en de partij die de data migreert zodat u er zeker van bent dat de juiste data op de juiste plaats terecht komt.

Uit onze ervaring blijkt dat niet iedereen zich ervan bewust is dat uw bestaande ETL-toolset bij uitstek geschikt is om deze data-migratie of consolidatie uit te voeren. cimt is partner van Talend en gebruikt dit platform voor de data-migraties die zij uitvoert naar SAP, of naar andere systemen.

cimt heeft ruime ervaring met data integratie en data migratie in combinatie met SAP en heeft hiervoor de aanpak verfijnd en verwerkt in een stappenplan:

1. Intake: Allereerst bespreken we de wensen van uw nieuwe omgeving en de architectuur van uw bestaande omgeving. We bespreken in dit stadium een grove aanpak en besluiten welke afdelingen op welk moment betrokken moeten worden bij de migratie. Ook doen we een fit-gap analyse zodat we zeker weten dat we geen datagroepen over het hoofd zien.

2. Inventarisatie: In deze stap duiken we wat dieper in de data. We bekijken welke velden uit het bronsysteem gemapt moeten worden naar welke velden in uw nieuwe omgeving. Dit stemmen we af met de gebruikers binnen uw bedrijf die kennis hebben van uw bestaande omgeving en van de data (Subject Matter Experts). Bij SAP-migraties zijn alle details van belang: hoe beter de configuratie bekend is, hoe nauwkeuriger de business rules (mapping/transformatie) kunnen worden opgesteld.

3. Ontwikkeling: Wanneer de mappings zijn gemaakt ontwikkelen we de ETL-processen die nodig zijn om uw data te migreren. Tijdens deze stap passen we ook ons “cimt framework voor monitoring” toe om in de go-live fase te kunnen exact registreren welke en hoeveel data we in elk proces verwerken. Zo kunnen we garanderen dat alle data gemigreerd wordt.

4. Datakwaliteit: Een migratie is bij uitstek geschikt om de kwaliteit van uw data te analyseren en waar mogelijk te verbeteren, en Talend biedt uitstekende mogelijkheden om dit te faciliteren. Denk hierbij aan klanten die meerdere malen voorkomen of materialen die dubbel geregistreerd staan. In de ETL-processen kunnen we stappen opnemen om duplicaten of anderzins mogelijk-onjuiste data automatisch te herkennen en deze ter beoordeling voor te leggen aan uw medewerkers. Dit noemen we data stewardship. Zo weet u zeker dat u in uw nieuwe ERP-omgeving over data beschikt van uitstekende kwaliteit.

5. Testen: Tijdens de procesontwikkeling zullen de migratie-processen getest en gevalideerd worden. De migratie wordt nog niet definitief uitgevoerd, maar we nemen graag genoeg tijd om in een aantal iteraties te controleren of de data in het juiste formaat op de juiste plek terecht komt. Daarna voeren we een end-to-end test uit om er zeker van te zijn dat ook alle afhankelijke data gemigreerd is.

6. Go-live: Wanneer u tevreden bent over de testresultaten dan kan de migratie worden uitgevoerd. De bestaande omgeving wordt geblokkeerd zodat er geen nieuwe wijzigingen kunnen worden gemaakt en de data wordt overgezet naar de nieuwe SAP-omgeving. Tijdens de migratie passen we ons “cimt framework voor monitoring” toe, waarbij we exact registreren welke en hoeveel data wordt gemigreerd. Zo zijn we er 100% zeker van dat alle data wordt overgezet en uw financieel controllers eenvoudig kunnen verifiëren dat we niets gemist hebben.

7. Post go-live: Na de migratie van uw data zijn we nog niet helemaal klaar. cimt levert graag nazorg om de puntjes op de “i” te zetten en staat u graag te woord als er nog vragen of onduidelijkheden zijn.

Denkt u erover om uw data te migreren naar SAP, dan komen wij graag met u in contact.

A SAP migration can be initiated for several reasons. For example, if you would like to migrate your data to SAP from another ERP system, or with the merger or acquisition of a company you would like to consolidate the data into your own SAP environment. Other multi-national companies work with a separate SAP instance in each country or region and would like to merge these systems into one global system. All of these are valid reasons for why you would like to migrate your data into or out of SAP.

A migration that involves SAP usually consists of two stages, namely i) setting up and configuring the SAP environment and ii) migrating the data. cimt is able to help you with both these stages, or only one of them. Key to a successful SAP migration is that there is enough alignment between the party that does the SAP configuration and the party that does the data migration. Only then you can be sure that the data will end up at the right place.

From our experience we know that not everybody is aware that ETL-toolsets, which are often already being used at a company, can be leveraged to perform a data migration or consolidation. cimt, for example, is a partner of Talend and uses this platform to perform data migrations to SAP or other systems.

cimt has ample experience with data integration and data migration projects in combination with SAP and has refined the procedure for such projects into the following step-by-step approach:

1. Intake: First, we discuss the requirements of your new environment and the architecture of the existing environment. In this phase we discuss a rough planning for the project and decide which departments need to be involved at which point in time. We also carry out a fit-gap analysis to make sure we didn’t overlook any data group.

2. Inventory: With this step we take a deep dive into the data: we list all the fields that need to be migrated to the new environment and make a mapping to the fields in the old environment so we know exactly where we need to take the data from. We don’t decide this ourselves but communicate this with the Subject Matter Experts in your organisation because they know the data and the business-rules best. For any SAP migration the devil is in the detail: the more is known about the configuration, the more accurate the business rule (mapping/transformation) becomes.

3. Development: After the mappings have been specified, we start developing the ETL processes that are needed for the migration of your data. During this step we implement our “cimt framework for monitoring” to be able to monitor exactly how much data we process in every step during the go-live. This way we make sure we migrate all the data we need to.

4. Data quality: A migration is a good opportunity to analyse the quality of your data and – where needed – to improve it. Talend has excellent functionalities to facilitate this. For example, customers may be registered multiple times, or some materials might be duplicated. We can implement some steps in the ETL-process to automatically recognise potentially incorrect data and present it to your employees to be verified. This is called data stewardship. In this way you can be sure that your new ERP system will contain data of outstanding quality.

5. Testing: During the development of the process the ETL jobs will be tested and the results will be verified. We will not do a final migration directly but will take enough time to test several iterations to make sure that the correct data will end up at the correct location. Also, we will perform end-to-end testing to make sure all dependant data is migrated.

6. Go-live: When you are satisfied with the test results, we can do the actual migration. The existing system will be locked so no new modifications can be made, and the data will be migrated to the new SAP environment. During the migration we will use our “cimt framework for monitoring” to register which data and how much data is migrated. This way we can be 100% sure we have migrated all data and your financial controllers can easily verify we didn’t forget a single record or invoice.

7. Post go-live: After the migration of your data we are not quite finished. cimt prefers to do some aftercare to dot the i’s and cross the t’s, and to help you in case there are any further questions.

If you are considering migrating your data to SAP then we would like to hear from you!